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如何书写邀请信和联系确认函(下)

时间:12/7/2012 1:41:09 PM

  核心提示:《接团人》第二期我们介绍了邀请信书写应该注意的一些问题。本期为大家介绍一下如何联系商务活动确认函。现在美国使领馆对中国团组的签证发放控制得比较严,其中一条重要措施就是邀请手续必须完整。对于接待公司来说...
????《接团人》第二期我们介绍了邀请信书写应该注意的一些问题。本期为大家介绍一下如何联系商务活动确认函。现在美国使领馆对中国团组的签证发放控制得比较严,其中一条重要措施就是邀请手续必须完整。对于接待公司来说,必须提供的材料包括邀请信、商务活动确认函以及一份详细的行程安排。

????在过去,一份邀请信就可以邀请中国团组到美国来,现在不那么简单了。美国使领馆的官员会仔细审查团组的情况,甚至会约谈团员,了解赴美的目的。譬如团员说要到美国进行商务考察,那么签证官员会非常仔细地询问,包括准备拜访那些公司和机构,什么人会接待你们,你们将了解些什么情况,达到什么目的等等。这些如果没有事前的安排和准备,到时候一问三不知,签证官一定产生怀疑,拒签的可能性就很大。因此,既然是商务考察,就一定要事先安排好,要有所准备。这就是商务活动确认函的由来,以向签证官表明我们确有商务活动,而且已经准备妥当了。

????商务确认函不同于邀请信,邀请信由邀请单位发出,对于邀请的人员在访美期间要承担一定法律上的责任,譬如团组里有人滞留不归,邀请单位就要承担一定的责任。而发出商务确认函的单位对于团组并不承担任何责任,只是表示愿意接待他们到单位进行商务活动。因此,联系一份商务活动确认函比找一家邀请单位要简单些。但是真正联系起来也有一定的难度。

bet36信得过吗 ????第一,当中国组团机构告诉你访问团组的性质并说明需要安排商务活动,而且要求联系一封商务活动确认函时,接待公司的第一反应是这类的商务活动好不好安排,能不能很容易就找到合适而且愿意接受商务考察的机构。这些年来,中国团组每年有几十万人前来美国进行商务考察,好联系的考察单位基本开发的差不多了。美国人对于接待客人的来访还是满热情的,但是如果一批一批的前来,络绎不绝,接待成为一种负担时就会对于这种商务考察开始厌倦直至婉言谢绝。在洛杉矶、华盛顿、纽约等地的商会、各级政府机构、着名公司、各种社会团体和协会等,这些年由于接连不断接待中国商务团组,而相当一部分团组的拜访由于对美国方面没有实质上的获益,因此现在这些机构和公司对于团组的拜访接待都采取审慎的态度,有些机构甚至作出每年只能接待若干次的规定。这就为联系商务活动带来一定的困难。

????很多接待公司在联系商务活动时,本身也期望这些活动能为双方带来商业上或交流上的益处。但是实际上通过一次拜访和交流并不能达到目的,而且很多团组的商务拜访并没有实质上的期望值,很多拜访最后流于形式,久而久之,接待拜访的公司对于团组的审查更为严格,确实发现有自己感兴趣的项目,才予以接待,否则一般都会婉绝。很多有名的美国大公司目前在中国均设有办事机构,当接待单位在美国进行联系时,他们都会要求直接与该公司在中国的办事机构联系。譬如IBM就是如此,每年IBM接待大批来自中国的采购团、培训团、考察团,但是所有的安排均由 IBM 驻中国的办事机构审查和安排。这边 很少能直接给予安排。

????第二,中国大部分团组的出访在时间上很难确定。提早联系,可能商务拜访活动联系好了,但是团组的签证何时拿到却遥遥无期,变成接待商务活动的机构反过来催促接待单位询问团组什么时候到,有没有消息。一年前,有一个代表团要求参观美国计量方面的公司,接待单位把几个业务活动全部联系好了,但最后代表团没有成行,造成接待单位的被动,以致影响到以后的联系。等代表团拿到签证再进行联系,但是显然时间上会非常仓促。因为代表团拿到签证以后都会马上出发,这就造成时间上来不及。很多联系的商务拜访单位均会以时间太紧为由而婉言拒绝(叫做SHORT NOTICE)。临时找寻,肯定会出现 联系单位不对口,或者只能简单接待一下的凑合事,效果肯定不彰。

????第三,由于组团机构不能提供全面的信息,接待单位对于专业方面的了解不够,组团和接待公司的相互沟通不够,因而也造成接待公司对于商务活动理解不够准确而造成联系上的难点。联系的单位经常会询问接待公司,代表团到底想了解什么样的技术细节和管理上的经验。这些对于接待公司确实是个难点,因为本身不从事这个行业,是因为有这方面的团组,才逼着鸭子上架。说不清楚,当然这些单位就不可能答应接待,更不可能发出商务活动确认函。

????那么应该如何联系商务活动确认函呢?需要从以下几点着手进行:
????一.了解该团对于商务活动的具体要求,包括什么行业,拜访目的,具体内容,时间和人数,将相关资料做个整理,有一个计划。因为很多单位会要求书面的资料。

????二.平常就注意搜集有关信息和资料,譬如出席各类活动时就注意搜集名片,与一些人员建立联系,这样对于日后联系商务活动会有好处。如果接待公司自己就有现成的关系,直接联系即可。如果没有,向相关的接待公司询问,以便查询到线索。

????三.目前英特网非常发达,可以在英特网上查询到几乎所有的有关资料。因此上网查询不失为一个很好的选择。譬如可以在YAHOO上查询,只要输入相关的关键词句,就可以找到要寻找的相关机构和公司。一般来说,这类机构和公司会很多,所以就要作出选择。首先从团组的行程考虑,看看这类机构和公司在什么地方,如果在很偏远的地区,团组不顺路,就不用考虑,而是选择最方便的地方;接下来从商务活动的要求进行选择,选择对口的单位。一般来说从这些单位的网站上就能对此单位的基本情况做个大概了解;再接下来就是进行联系,一般先发一个电子邮件,而这封电子邮件不需要太详细,只是说明有这么一回事就行,然后等待对方的回答。如果对方回复可以考虑,然后再通过电话或者传真联系。

????四.经过联系以后,如果对方愿意接受代表团的参观拜访并予以安排商务活动,此时就需要向对方提出请出具一份商务活动确认函,一般对方都会答应办理。

????拿到商务活动确认函并获取签证,在代表团结束拜访以后,并不意味着事情就此结束了。而是应该书写一封感谢信,表示对这些机构和公司的诚挚谢意。然后就此建立长期关系,为下次联系相同的商务活动奠定一个良好的基础。

????很多接团公司都自己联系商务活动,对于团组比较多的公司这不失为一个好方法,有专人负责,效率高,反馈快。但是对于团组比较少或者商务活动较少的公司,设置专人负责联系商务活动就会提高成本,可能不合算。因此,在这种情况下不如找专门的公司解决邀请信和商务活动确认函。????????????
 
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